El camino hacia la digitalización y la mejora de los procesos

enero 2019

Uno de los pasos previos que debemos acometer antes del inicio de un proceso de transformación, cualquiera que sea, debe ser conocer y analizar los procesos que actualmente desarrollamos en las empresas y despachos.

En muchas ocasiones, nos encontramos que, en las empresas, se realizan procesos de forma mecánica, siguiendo criterios de tradición (“siempre lo hemos hecho así”), que, con un prisma crítico, que analice puntos de mejora en dichos procesos. Y este punto de vista, es clave en un proceso de transformación digital.

Necesitamos analizar con detalle, aquellos procesos administrativos, comerciales, productivos o de gestión en general, que pueden ser susceptibles de mejora, mediante procesos automatizados.

Muchos procesos de contabilización, facturación, gestión de documentos, procesos de aprobación de facturas u ofertas, pueden ser mejorados con nuevas metodologías que nos ayudan en dichas tareas, haciéndolas más eficaces y rentables. Cada vez más, tenemos que gestionar más volumen de información y datos y cada vez más son múltiples los focos de dicha información (webs, e-mails, correo normal, archivos digitales, …) y esto hace que sea mucho más compleja la gestión y unificación de toda la información para su análisis y explotación.

Herramientas como CRM, ERP, una gestión documental o herramientas de incorporación automática de información bancaria, entre otros, nos ayudan en la empresa a mejorar y avanzar, porque nos permiten realizarlas de forma más ágil y con menos errores, reduciendo el coste de gestión.

Alguna vez nos hemos parado a analizar alguna de estas cuestiones en tu empresa:

• ¿Como contabilizo los movimientos del banco? ¿Cómo siempre, manualmente? ¿Cuánto tiempo dedico a esta tarea, obligatoria, por otro lado? ¿Existen herramientas que automaticen total o parcialmente este trabajo?
• ¿Como archivo la documentación de la oficina? ¿En carpetas AZ? ¿Cuánto tiempo dedico a archivar y guardar documentos? ¿Y si el documento, es un correo electrónico, como lo archivo? ¿En mi PC?, ¿Lo imprimo y adjunto a otros documentos papel? ¿Cuánto tiempo perdemos en la empresa en archivar y buscar documentos, o en enviarlos a organismos, clientes o proveedores?
• ¿Seguimos imprimiendo las facturas de venta y enviándolas por correo normal? ¿Has hecho cuentas del coste que tiene este proceso?
• ….

Estas y otras preguntas, pueden ayudarnos a comenzar a dar pequeños pasos para ir avanzando hacia la digitalización de procesos, que redundará en una mayor eficacia de estos, con una mejora de la rentabilidad de la empresa al disminuir algunos costes y mejor imagen hacia los clientes.

Pero la estrategia de digitalización no puede y no debe quedarse en esta parte de “mecanización”. También debemos estudiar los procesos de comunicación con nuestros clientes, creando nuevas estrategias en las redes sociales que mejor se acomodan a nuestro sector, fomentando el uso de blogs y de espacios de interrelación también en el mundo digital, o abriendo nuevos canales de venta o servicio a través de internet, y, sobre todo, analizando las necesidades de nuestros clientes y del mercado, para ofrecerles nuevos servicios.

Desde Binary Software, queremos ayudarte en este apasionante camino. Contamos con soluciones que pueden ayudarte en varios de estos procesos, como la gestión de documentos con Docuware o a3asesor|doc, la importación de extractos contables mediante a3bank, la contabilización de facturas con a3scan o la gestión de las notificaciones electrónicas de los organismos públicos a través de PortalNeos entre otras.

¿Arrancamos?